Công Ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Nhất Nguyên

Hồ sơ mời thầu sai khác so với thiết kế

Hỏi:

Chúng tôi có một số thắc mắc liên quan đến quá trình chấm thầu và thương thảo hợp đồng mong được giải đáp, cụ thể như sau:

Trong Hồ sơ mời thầu (HSMT) mời là kéo dây cáp điện CU/XDPE/DSTA 3x50 mm2. Trong Hồ sơ dự thầu (HSDT) chào là kéo dây cáp điện (không nói rõ là dây gì, nhưng trong đơn giá chi tiết thì đó là dây CU/XDPE/DSTA 3x70 mm2. Lẽ ra trong quá trình đánh giá Tổ chuyên gia đấu thầu phải hiệu chỉnh sai lệch này, nhưng đã bỏ qua và Chủ đầu tư đã ra quyết định về kết quả đấu thầu. Trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, chúng tôi phát hiện ra sai lệch này. Vậy phải giải quyết tình huống này thế nào? Xin lưu ý là trong Hồ sơ thiết kế sử dụng cáp CU/XDPE/DSTA 3x70 mm2 nghĩa là HSMT mời sai so với thiết kế.

Trả lời:

Tình huống của Bạn liên quan tới nhiều nội dung bao gồm: sai sót trong HSMT (mâu thuẫn giữa tiết diện cáp trong thiết kế và tiết diện cáp yêu cầu trong HSMT). Nhà thầu thì suy luận đơn giản trong khi lập HSDT (Nhà thầu tự suy luận mà không yêu cầu làm rõ), còn Tổ chuyên gia đấu thầu thì có thể nói là quan liêu, thiếu trách nhiệm trong đánh giá HSDT (Nhà thầu chào khác HSMT mà không tiến hành làm rõ, không có giải thích, lưu ý vẫn trình để Chủ đầu tư phê duyệt kết quả). Việc phát hiện sai sót này (trong quá trình thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng) cũng là muộn. Tuy nhiên muộn còn hơn là không. Sơ suất (nếu không nói là cẩu thả) trong HSMT thuộc trách nhiệm của đơn vị lập, đơn vị thẩm định và cả Chủ đầu tư là người duyệt. Điều này cũng nói lên sự thiếu cẩn trọng của Chủ đầu tư đối với một tài liệu quan trọng là HSMT, được định nghĩa là căn cứ pháp lý cho một cuộc thầu theo Luật Đấu thầu.

Tình huống của Bạn xảy ra do một loại lỗi (thiếu sót) tạm gọi là hệ thống, mang tính hệ thống. Giá như ngay từ đầu (khi lập, thẩm định, duyệt HSMT) được thực hiện một cách chu đáo, có trách nhiệm thì mọi việc đã đâu vào đó.

Ảnh: Nhã Chi

Tuy nhiên tình huống đã xuất hiện thì cần được xử lý theo quy định. Trong Luật Đấu thầu, trong mẫu HSMT (do Bộ KH&ĐT ban hành) và ngay trong HSMT thuộc gói thầu của Bạn (nếu soạn thảo theo đúng mẫu HSMT) thì đều đề cập tới nội dung trong quá trình thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng, chẳng hạn hai bên (BMT và Nhà thầu trúng thầu) sẽ cùng bàn về các vấn đề còn tồn tại, chưa hoàn chỉnh... các sáng kiến, giải pháp kỹ thuật, phương án thay thế hoặc bổ sung do Nhà thầu đề xuất (nếu có), khối lượng công việc trong bảng tiên lượng mời thầu chưa chính xác so với thiết kế do Nhà thầu phát hiện, đề xuất trong HSDT…

Cần hiểu rằng khi Nhà thầu được tuyên bố trúng thầu thì nghĩa là HSDT của Nhà thầu này được thừa nhận là đáp ứng cơ bản yêu cầu của HSMT (thông qua TCĐG), còn mục tiêu của việc thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng là biến HSDT đáp ứng cơ bản trở nên đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của BMT (thường nói là Nhà thầu đáp ứng các yêu cầu nêu trong HSMT).

Do vậy, sự sai khác giữa thiết kế và thông tin nêu trong HSMT, sai khác giữa HSDT và HSMT....chính là nội dung cần được trao đổi trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng. Nói chung, với tình huống này thì tư vấn lập thiết kế, đơn vị lập HSMT, đơn vị thẩm định HSMT, Chủ đầu tư (những người liên quan tới gói thầu) cần được mời tham dự. Đã sai thì phải sửa cho đúng. Những người gây ra nội dung sai phải có trách nhiệm liên đới, bị xử lý để nhắc nhở, răn đe. Trong gói thầu của Bạn thì thiết kế là căn cứ kỹ thuật cao nhất (giả định rằng thiết kế là chuẩn, tức không có sai sót như HSMT mà Bạn đang đề cập) nên Nhà thầu chào trong HSDT là hoàn toàn đúng yêu cầu theo thiết kế. Và trong biên bản thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng sẽ thống nhất Nhà thầu sẽ cung cấp dây cáp điện CU/XDPE/DSTA 3x70 mm2 phù hợp với thiết kế như Nhà thầu đã nêu trong HSDT (thay cho nội dung ghi trong HSMT là CU/XDPE/DSTA 3x50 mm2). Theo quy định tại Điều 47 NĐ85/CP về thành phần Hợp đồng thì nội dung thuộc Biên bản thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng có giá trị pháp lý cao hơn HSDT và HSMT. Bằng cách hai bên cùng xác nhận trong Biên bản thương thảo, hoàn thiện Hợp đồng thì sơ suất không đáng có trong HSMT đã được khắc phục. Nó sẽ là cơ sở pháp lý cho các bên ký Hợp đồng và cùng thực hiện theo.

Tóm lại, việc xử lý là không quá phức tạp lại có yếu tố được coi là thuận lợi vì Nhà thầu đã chào đúng thiết kế. Nhưng bài học về việc kiểm tra chất lượng của từng công đoạn trong quá trình đấu thầu là cần được rút kinh nghiệm. Nên có biện pháp xử lý, răn đe theo cách nào đó để sự vô cảm, thiếu cẩn tắc trong khi soạn thảo các tài liệu đấu thầu sẽ không bị lặp lại như trường hợp của Bạn. Mặt khác tình huống cũng là bài học cho Nhà thầu. Không bao giờ lập HSDT khi không rõ yêu cầu của HSMT, đặc biệt không nên chào sai khác so với HSMT (nếu HSMT không cho phép). Nhà thầu cần tận dụng các quy định để nêu thắc mắc, nêu kiến nghị trong quá trình đấu thầu, yêu cầu làm rõ hoặc yêu cầu chuẩn xác các nội dung không bình thường. Đôi khi không bám sát HSMT (dù HSMT có sai sót) có thể dẫn tới HSDT bị loại bỏ.

Theo Muasamcong

Các văn bản khác: